Pemberian, Penolakan, Pemeliharaan, Penangguhan, Pemindahan, Pembatalan/Penarikan Sertifikat
PT. MSA Certification dalam menjalankan proses sertifikasi, diantaranya mengelola proses-proses pemberian, penolakan, pemindahan, pemeliharaan, pembaharuan, perluasan, pengurangan, penangguhan dan pemulihan sertifikat.
Sertifikat diberikan setelah disetujui oleh pengambil keputusan sertifikasi yang mengkaji laporan audit dan rekomendasi yang dibuat oleh tim audit, sebaliknya sertifikat tidak dapat diberikan bila pengambil keputusan sertifikasi menolak rekomendasi yang dibuat oleh tim audit.
Sertifikat berlaku untuk masa 3 tahun sejak diterbitkan.
penolakan sertifikat (refusing) jika :
- Ruang Lingkup yang diinginkan tidak sesuai/tidak dimiliki oleh Lembaga Sertifikasi,
- Terindikasi dapat melanggar kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan,
- Perbaikan belum diselesaikan sampai batas waktu perbaikan yang telah ditentukan.
Sertifikat dapat dipertahankan atau dipelihara melalui audit surveilan yang dilakukan secara periodik/berkala, sesuai dengan ketetapan dan peraturan yang berlaku
PT. MSA Certification melaksanakan kajian terhadap permohonan transfer sertifikat dengan melakukan kajian terkait sistem manajemen pemohon dan Lembaga penerbit sertifikat pemohon sebelum dilakukan kegiatan sertifikasi, guna menjamin bahwa :
- Status sertifikat pemohon masih berlaku saat mengajukan permohonan transfer sertifikat
- Lembaga penerbit sertifikat masih terakreditasi oleh Lembaga yang berwenang.
- Informasi mengenai pemohon menunjukkan kecukupan untuk dilaksanakan audit;
- Ruang lingkup sertifikasi yang dimohon dapat dilayani oleh PT. MSA Certification;
- Setiap perbedaan pemahaman antara PT. MSA Certificationdan pemohon telah terselesaikan.
- Bilamana diperlukan, maka PT. MSA Certification dapat meminta informasi tambahan kepada Lembaga penerbit sertifikat.
- Bilamana berdasarkan hasil kajian, pemegang izin telah memenuhi persyaratan, maka proses transfer sertifikat dapat dilakukan.
- PT. MSA Certification akan melaporkan keberadaan proses transfer sertifikat kepada pihak-pihak terkait yang berwenang.
- Dalam hal pelaksanaan kajian terhadap permohonan transfer sertifikat tidak memenuhi persyaratan, maka kepada permohonan akan diberlakukan sebagai pemohon sertifikasi awal.
Sertifikat dapat diperbaharui setelah siklus masa berlaku sertifikat berakhir melalui audit pembaharuan (renewal)
Perluasan ruang lingkup sertifikasi dapat dimohonkan oleh klien dan sertifikat perubahan dapat diterbitkan setelah dilakukan audit atas perluasan ruang lingkup yang dimohonkan dan disetujui oleh pengambil keputusan sertifikasi
Pengurangan ruang lingkup sertifikasi juga dapat dimohonkan oleh klien dengan menjelaskan alasan yang dapat diterima dan memenuhi persyaratan
Status sertifikat ditangguhkan bila :
- Sistem manajemen milik klien gagal memenuhi persyaratan sertifikasi, misal gagal menunjukkan efektivitas sistem manajemennya,
- Klien tidak bersedia dilakukannya audit surveilen atau resertifikasi sesuai periode/frekuensi yang diperyaratkan,
- Klien secara sukarela meminta dilakukannya penangguhan,
- Bilamana tidak menerapkan standar baru yang telah berubah,
- Melanggar penggunaan tanda sertifikasi dan/atau akreditasi,
- Melanggar kontrak atau perjanjian sertifikasi,
- Bilamana memberi informasi dan dokumen palsu selama proses audit,
- Bilamana menyebabkan masalah sosial yang serius.
Pencabutan sertifikasi dilakukan bila :
- Tidak ada perbaikan setelah 6 bulan masa penangguhan sertifikasi terlewati,
- Bilamana klien mengajukan pembatalan sertifikasi secara tertulis,
- Bila klien menerima 2 (dua) kali penangguhan dalam masa berlaku sertifikasi,
- Bila klien tidak dapat menopang sertifikasinya karena bangkrut,
- Bila sistem manajemen yang diterapkan di luar ruang lingkup sertifikasinya.
Pemulihan terhadap sertifikat yang ditangguhkan dapat dilakukan bila penyebab penanguhan dapat dihilangkan atau diselesaikan.