Syarat & Ketentuan

Dengan ini Saya sebagai perwakilan KLIEN PT MSA Certification (LS) menyatakan telah mengadakan kesepakatan bersama yang mengikat dengan syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan seperti yang tercantum dalam pasal-pasal berikut:

Ruang lingkup 

Ruang lingkup sertifikasi berdasarkan informasi yang tercantum di form aplikasi yang diajukan oleh klien dan penawaran sertifikasi oleh LS

Hak dan Kewajiban Para Pihak

LS dan klien mempunyai hak dan kewajiban yang harus dipenuhi, yang tertera di pasal 17 dalam perjanjian ini.

Masa Berlaku

Kontrak ini berlaku mulai dari tanggal ditandatanganinya kontrak hingga 1 (satu) siklus masa sertifikasi, kecuali terjadi pembatalan pada kontrak ini

Perubahan Sistem Manajemen Tersertifikasi dan Sertifikasi Multi Lokasi

  1. Klien harus menginformasikan kepada LS berbagai perubahan yang mungkin mempengaruhi sistem manajemen tersertifikasi, termasuk perubahan kepemilikan, nama organisasi, alamat, sektor bisnis, dll. dalam waktu 5 hari kerja.
  2. LS harus menginformasikan kepada klien tentang hal yang mungkin mempengaruhi sistem manajemen tersertifikasi termasuk publikasi terbaru terkait standar, revisi standar yang ada, dalam 5 hari kerja. LS menginformasikan kepada klien tindakan apa saja yang disyaratkan untuk dirubah dengan memberikan waktu yang cukup untuk mempersiapkan perubahan. Klien harus merevisi dan meng-update sistem manajemen tersertifikasi sesuai dengan standar terbaru
  3. Ketika klien mempunyai multi lokasi, klien harus memenuhi persyaratan yang sesuai dengan sertifikasi multi lokasi. Klien mungkin menerapkan sertifikasi terpisah untuk masing-masing lokasi atau departemen. Ketika klien mempunyai lokasi yang berbeda dan mempunyai sistem manajemen, produksi, jasa, dan aktivitas yang sama, maka hal tersebut dapat dikategorikan sebagai multi lokasi.
  4. Ketika klien mengajukan perluasan ruang lingkup sertifikasi, LS melakukan audit tambahan atau mengevaluasinya bersamaan dengan pelaksanaan audit survailen, dan mengkomunikasikannya kepada klien.
  5. Untuk sertifikasi SMAP, tidak menerapkan sertifikasi multi lokasi.
  6. Penggunaan Tanda Sertifikasi (Simbol dan Logo)
  7. Klien dapat meminta persetujuan dari LS saat menggunakan tanda sertifikasi. Klien tidak diperbolehkan menggunakan tanda sertifikasi sistem manajemen yang menunjukkan kesesuaian produk. Klien harus memenuhi panduan penggunaan tanda sertifikasi.
  8. Tanda sertifikasi (Simbol dan logo LS) dapat digunakan oleh klien dengan tujuan pemasaran, promosi, periklanan, sales material, banner, dan material lain yang menunjukkan bahwa sistem manajemen klien disertifikasi oleh LS.  
  9. Sertifikasi yang diterbitkan oleh LS mengindikasikan bahwa sistem manajemen klien memenuhi persyaratan dengan standar sistem manajemen yang sesuai. Tanda sertifikasi sistem manajemen tidak boleh digunakan di produk sehingga dapat mengungkapkan jaminan kualitas produk, juga tidak boleh digunakan pada hasil laboratorium, kalibrasi, atau hasil inspeksi
  10. Promosi dan Periklanan 
  11. Klien tidak diperbolehkan mempromosikan bahwa sistem manajemennya telah disertifikasi oleh LS sampai klien memperoleh sertifikat dari LS.
  12. Klien tidak boleh mempromosikan sertifikasi sistem manajemen untuk menunjukkan kesesuaian pada skema produk atau jasa tertentu.
  13. Klien tidak boleh menggunakan sertifikasi untuk keperluan promosi ketika LS membekukan atau menarik sertifikatnya. LS berhak untuk mengumumkan atas pembekuan atau penarikan sertifikat tersebut ke publik.
  14. Klien harus merubah materi promosi dan periklanan yang terkait jika ruang lingkup sertifikasi sistem manajemen-nya berkurang / dikurangi dan berubah.
  15. Komposisi Tim Audit
  16. Tim audit setidaknya terdiri dari satu auditor yang mempunyai kompetensi terhadap sektor bisnis yang spesifik yang berlaku terhadap klien.
  17. Saat auditor yang ditugaskan ke dalam tim audit tidak mempunyai pengalaman audit yang sesuai dengan sektor bisnis klien, LS menggunakan tenaga ahli yang akan memberi masukan kepada tim audit


Ketidakberpihakan Auditor dan Tenaga Ahli 

  1. Seseorang yang menjadi bagian manajemen dalam organisasi klien selama 2 tahun terakhir tidak diperbolehkan untuk berpartisipasi dalam tim audit.
  2. Tim audit terdiri dari auditor yang tidak mempunyai hubungan keuangan atau hubungan lain dengan klien.
  3. Tim audit tidak terlibat dalam kegiatan untuk memberikan jasa konsultasi penerapan sistem manajemen kepada klien.
  4. Kode Etik Auditor dan Tenaga Ahli
  5. Auditor dan tenaga ahli tidak boleh meminta atau menerima pemberian, uang, hadiah, atau kepentingan lain selama audit. 


Kerahasiaan dan Informasi yang Dapat diakses oleh Publik

  1. LS harus memastikan bahwa semua informasi mengenai klien yang diterima selama berkomunikasi dengan klien, kecuali informasi yang diperlukan untuk audit, harus tetap dijaga kerahasiaannya oleh semua personil LS. 
  2. Semua personil LS harus memenuhi kontrak dan perjanjian yang dibuat antara LS dan klien.
  3. LS dapat mengungkapkan informasi klien apabila badan akreditasi memintanya. Meskipun demikian, LS harus mencari cara terbaik untuk memelihara informasi klien dan informasi yang terungkap, mencakup nama, sistem manajemen klien yang disertifikasi, status sertifikasi klien, dan informasi lainnya tentang klien yang mungkin tersedia di website LS. Apabila LS perlu mengungkapkan informasi lain selain yang disebutkan diatas, maka LS harus meminta persetujuan klien.

Penerbitan/Persetujuan, Pemeliharaan, Pembaharuan, Penangguhan/Pemulihan, Perluasan/ Pengurangan, Pencabutan, dan Penolakan Sertifikasi 

  1. Klien harus mengikuti audit berdasarkan audit plan yang telah disetujui oleh klien dan LS;
  2. LS dapat menerbitkan sertifikat kesesuaian terhadap persyaratan standar acuan bila proses sertifikasi telah diselesaikan, termasuk menyelesaikan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan, bila ada;
  3. Sertifikat yang diterbitkan LS mencantumkan: nomor sertifikat, nama dan alamat klien tersertifikasi, standar yang disertifikasi, ruang lingkup sertifikasi, tanggal terbit, perluasan atau pembaharuan sertifikasi (bila ada), nomor dan tanda akreditasi (bila berlaku), alamat yang bisa dihubungi untuk memeriksa keabsahan sertifikat, dan informasi lain yang dibutuhkan.
  4. Sertifikasi berlaku selama 3 (tiga) tahun sejak tanggal terbit dalam 1 (satu) masa sertifikasi, namun dalam masa sertifikasi tersebut, klien harus mengikuti audit survailen untuk mempertahankan sertifikasinya. Setiap diselesaikannya audit survailen, LS memperbaharui sertifikat yang diterbitkan untuk menjamin konsistensi klien dalam menerapkan sistem manajemen tersertifikasi.
  5. Klien dapat mengajukan penambahan/perluasan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi kepada LS, yang dapat ditindaklanjuti oleh LS dengan melaksanakan audit khusus untuk keperluan tersebut atau bersamaan dengan pelaksanaan audit survailen. LS dapat memperbaharui sertifikat dengan menambahkan / mengurangi ruang lingkup sertifikasi yang diajukan oleh klien bila persyaratan terkait terpenuhi.
  6. LS dapat menangguhkan status sertifikasi yang diterbitkan, bila klien : tidak melakukan tindakan terhadap ketidaksesuaian yang diterbitkan oleh LS atau gagal menyelesaikan ketidaksesuaian sesuai dalam waktu yang ditetapkan, tidak bersedia dilakukannya audit surveilen atau resertifikasi sesuai periode/frekuensi yang diperyaratkan, secara sukarela meminta dilakukannya penangguhan, melanggar kontrak atau perjanjian sertifikasi ini, memberi informasi dan dokumen palsu selama proses audit, menyebabkan masalah sosial yang serius.
  7. LS dapat memulihkan status sertifikasi yang ditangguhkan bila klien dapat menyelesaikan penyebab penangguhan dalam kurun waktu yang ditentukan dan/atau tindakan lain yang diperlukan, yakni tidak lebih dari 6 (enam) bulan sejak penangguhan.
  8. LS dapat melakukan pencabutan dan penarikan sertifikat apabila : Tidak ada perbaikan setelah 6 bulan masa penangguhan sertifikasi terlewati, klien mengajukan pembatalan sertifikasi secara tertulis, klien menerima 2 (dua) kali penangguhan dalam masa berlaku sertifikasi, klien tidak dapat menopang sertifikasinya karena bangkrut, sistem manajemen yang diterapkan di luar ruang lingkup sertifikasinya.
  9. Pencabutan sertifikasi berarti pemberhentian perjanjian sertifikasi ini dan klien harus mengembalikan sertifikatnya kepada LS dalam waktu 10 hari kerja dihitung saat klien menerima pemberitahuan resmi tentang pencabutan dan penarikan sertifikat dari LS.
  10. Saat sertifikasi klien ditangguhkan atau ditarik, LS memberi masa tenggang selama 1 (satu) bulan kepada klien untuk mempersiapkan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan sehubungan dengan penangguhan atau penarikan sertifikat. Setelah masa tenggang 1 (satu) bulan, klien tidak diperbolehkan lagi menggunakan sertifikasinya, termasuk penggunaan tanda sertifikasi untuk media promosi mereka atau jenis dokumen lainnya.
  11. LS dapat menolak atau tidak memberikan/menerbitkan sertifikat bila klien tidak dapat memenuhi persyaratan sertifikasi yang ditetapkan oleh LS.


Pemberhentian Kontrak

  1. Kontrak otomatis akan diberhentikan ketika sertifikasinya dicabut/ditarik.
  2. LS tidak mempunyai hak untuk memberhentikan kontrak selama klien memenuhi dan melaksanakan kewajiban yang ditetapkan dalam kontrak, kecuali terjadi force majeure seperti kebangkrutan dan lainnya.
  3. Semua biaya yang tertunda harus dibayarkan oleh klien sebelum pemberhentian kontrak.


Perubahan Kontrak

  1. Perjanjian kontrak dapat dirubah dengan persetujuan antara LS dan klien.
  2. Ketika ada satu atau lebih klausul dalam kontrak menjadi tidak valid, klausul yang lain akan tetap valid.


Yurisdiksi

  1. Kedua belah pihak mempertahankan hak bila terjadi sengketa hukum atau gugatan terhadap pihak lain sehubungan dengan isi dan pelaksanaan kontrak.
  2. Jika terjadi pertanggung gugatan akan diselesaikan dengan prosedur yang telah disepakati bersama


Kondisi Kontrak

  1. Digital perjanjian dan pernyataan disimpan oleh LS dan klien masing-masing di tempat mereka dan isi kontrak harus dijaga kerahasiannya oleh kedua pihak.


Perhitungan Mandays

Perhitungan Hari orang kerja mengikuti IAF MD 5 2019


Hak dan Kewajiban

Hak dan Kewajian Lembaga Sertifikasi

    1. LS berkewajiban memperlakukan permohonan sertifikasi dari klien secara tidak berpihak.
    2. LS harus melakukan kegiatan audit sertifikasi awal, survailen, sertifikasi ulang, dan audit khusus (bila ada) kepada klien dengan sikap tidak berpihak. 
    3. LS melaksanakan audit kepada klien dengan bersikap profesional.
    4. LS menyediakan jasa sertifikasi/audit-nya kepada klien dengan harga yang pantas.
    5. LS harus memelihara sumber daya yang cukup untuk melakukan jasanya kepada klien.
    6. LS melakukan kegiatan audit dengan ruang lingkup sertifikasi yang diminta klien.
    7. LS berhak untuk memverifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dijelaskan kepada klien selama audit.
    8. Auditor LS harus menjelaskan ketidaksesuaian yang teridentifikasi kepada klien dengan penuh penjelasan selama closing meeting dan merespon pertanyaan yang diajukan klien dengan sikap yang tulus
    9. Auditor LS tidak memberikan konsultasi selama pertemuan atau selama berkomunikasi dengan klien.
    10. LS harus memenuhi kriteria audit dalam ruang lingkup sistem manajemen selama pelaksanaan audit 
    11. LS dan klien harus memenuhi dan menerapkan semua kewajiban kontraktual dan perjanjian dengan sikap yang tulus
    12. LS harus menginformasikan kepada klien apabila terdapat perubahan mengenai persyaratan sertifikasi dan harus memverifikasi apakah klien memenuhi persyaratan yang baru atau belum.
    13. LS harus menginformasikan metode audit yang akan dilaksanakan pada saat audit secara online maupun offline setelah meninjau kondisi dan situasi terupdate terkait pandemic covid 19.
    14. LS harus meninjau, menyelidiki, menganalisa dan mengambil tindakan sebagai berikut:

Tindakan klien terhadap banding dan keluhan pelanggan

  1. Hasil dari dan tindakan yang diambil terhadap audit internal dan tinjauan manajemen.
  2. Status kemajuan dari perbaikan berkelanjutan yang dilakukan klien.

Hak dan Kewajiban Klien

    1. Klien berhak untuk menerima pelayanan tepat waktu dan akurat dari LS.
    2. Klien berhak meminta penjelasan kepada auditor tentang ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit.
    3. Klien mempunyai hak untuk mendapatkan penjelasan tentang pertanyaan yang terkait dengan kriteria audit sistem manajemen dan kesimpulannya.
    4. Klien mengijinkan auditor untuk melakukan pengaturan yang diperlukan dan mengakses bukti penerapan sistem manajemen yang efektif.
    5. Klien menyediakan informasi yang jelas dan akurat mengenai fasilitas, produk, proses produksi, dan sistem manajemen kepada auditor.
    6. Klien harus bekerjasama dengan auditor selama pelaksanaan audit dan membayar semua biaya yang tercakup selama audit.
    7. Klien harus mengambil tindakan yang sesuai dengan ketidaksesuaian yang diidentifikasi oleh auditor.
    8. Klien tidak diperbolehkan menggunakan keseluruhan atau sebagian dokumen sertifikasi dengan cara yang menyesatkan atau keliru.
    9. Klien harus menginformasikan terhadap LS apabila terdapat perubahan yang dapat mempengaruhi kemampuan sistem manajemen tersertifikasi (seperti: perubahan status hukum, kepemilikan, manajemen, lokasi, contact person, proses sistem manajemen, ruang lingkup operasional, dll).
    10. Klien tidak dibolehkan untuk:
  1. menyatakan atau menyiratkan bahwa sertifikasi sistem manajemen memiliki hubungan dengan kesesuaian produknya 
  2. membuat pernyataan yang menyesatkan atau keliru tentang sertifikasi sistem manajemen-nya, 
  3. menyiratkan bahwa sertifikasi berlaku untuk kegiatan dan lokasi yang berada di luar ruang lingkup sertifikasi
  4. menggunakan sertifikasi sistem manajemen-nya untuk hal-hal yang dapat merugikan atau mengakibatkan hilangnya nama baik LS dan hilangnya kepercayaan publik. 
  5. Klien harus mengoperasikan sistem manajemennya sesuai dengan persyaratan standar sistem manajemen standar yang relevan dan memenuhi / mematuhi peraturan perundangan yang berlaku dan relevan.
  6. Klien harus memenuhi semua persyaratan sertifikasi yang disyaratkan oleh LS dan bersedia menerima kehadiran observer (seperti, asesor badan akreditasi, atau auditor in training).
  7. Klien paling tidak telah melakukan audit internal dan tinjauan manajemen sekali sebelum pelaksanaan audit.
  8. Klien harus bersedia di wittnes oleh badan akreditasi
  9. Klien harus segera meinformasikan ke LS tanpa penundaan setelah Kejadian Insiden serius seperti kecelakaan kerja yang bersifat serius atau Pelanggaran Regulasi yang memerlukan keterlibatan otoritas

Kebijakan Anti Suap

Setiap karyawan PT. MSA Certification yang memberikan layanan sertifikasi atas nama PT. MSA Certification bertanggung jawab untuk mencegah, mendeteksi dan melaporkan penyuapan.

PT. MSA Certification tidak melaksanakan hal-hal berikut :

  1. Menerima setiap bujukan (imbalan keuangan atau lainnya) yang menghasilkan keuntungan pribadi atau keuntungan ke penerima atau orang atau badan yang terkait dengan mereka
  2. Meminta sebuah bujukan (imbalan finansial atau lainnya) dari setiap orang sebagai imbalan untuk memberikan beberapa bantuan. 
  3. Menawarkan setiap bujukan (imbalan keuangan atau lainnya) untuk setiap orang sebagai imbalan untuk memberikan beberapa bantuan

Saya mengetahui dengan melakukan klik pada persetujuan digital ini secara sadar menyetujui kesepakatan diatas